ProPrompt fĂŒr den BĂŒroalltag

Zielgruppe: Alle BĂŒroangestellten, Projektmanager, Assistenzen, HR, Marketing und alle, die KI fĂŒr alltĂ€gliche BĂŒroaufgaben nutzen möchten.

Inhaltsverzeichnis

  1. Einstieg – KI im Arbeitsalltag
  2. E-Mails & Kommunikation
  3. Meetings & Protokolle
  4. Dokumente & PrÀsentationen
  5. Office-Dateien in KI-freundliche Formate umwandeln
  6. Agent: BĂŒroassistent & Helpdesk
  7. Cheat-Sheet fĂŒr den BĂŒroalltag

1 Einstieg – KI im Arbeitsalltag

Schwierigkeit: ⭐ Leicht

Du brauchst kein technisches Vorwissen, um KI produktiv zu nutzen. Das Geheimnis: klare Anweisungen geben – genau wie an einen neuen Kollegen.

Beispiel – Einfache Zusammenfassung 

Fasse den folgenden Text in 5 Bullet Points zusammen.
Zielgruppe: Management, die wenig Zeit hat.
Sprache: Deutsch, professioneller Ton.

[Text hier einfĂŒgen]

Warum funktioniert das? Format (Bullet Points), Zielgruppe (Management) und Ton (professionell) sind klar definiert.

Die goldenen Regeln

Regel Beschreibung
Klar formulieren „Erstelle eine 3-SĂ€tze-Zusammenfassung” statt „Fass mal zusammen”
🎯 Zielgruppe nennen FĂŒr wen ist der Output? Management? Kunden? Team?
📝 Format vorgeben Tabelle, Bullet Points, Fließtext, E-Mail-Format
đŸŽ€ Ton bestimmen Formell, informell, freundlich, sachlich
🔄 Iterieren Ergebnis nicht perfekt? Verfeinere den Prompt

2 E-Mails & Kommunikation

Schwierigkeit: ⭐ Leicht

Beispiel – Professionelle E-Mail verfassen 

Verfasse eine professionelle E-Mail:

## Parameter
- Von: Max MĂŒller, Projektleiter
- An: Kunde (Herr Schmidt, GeschĂ€ftsfĂŒhrer)
- Betreff: Projektstatus-Update Q1 2026
- Ton: Professionell, positiv, lösungsorientiert

## Inhalt
- Projekt liegt im Zeitplan
- Meilenstein "Beta-Launch" wurde erreicht
- NĂ€chster Meilenstein: Go-Live am 15. April
- Bitte um Termin fĂŒr Review-Meeting nĂ€chste Woche

## Constraints
- Maximal 150 Wörter
- Deutsche GeschÀftskorrespondenz-Standards
- Mit Grußformel und Signatur-Platzhalter

Beispiel – Schwierige Nachricht diplomatisch formulieren 

Du bist ein erfahrener Kommunikationsberater.

Formuliere die folgende Nachricht diplomatisch und professionell um:

Originaltext: "Das Projekt ist verspÀtet weil der Kunde uns nicht
rechtzeitig die Anforderungen geliefert hat."

## Anforderungen
- Keine Schuldzuweisung
- Konstruktiv und lösungsorientiert
- Fakten benennen ohne zu beschönigen
- NĂ€chste Schritte vorschlagen

Gib 2 Varianten: eine fĂŒr interne Kommunikation, eine fĂŒr den Kunden.

Kommunikationsfluss-Diagramm 

flowchart LR
    A[📝 Entwurf] --> B{Zielgruppe?}
    B --> C[Intern]
    B --> D[Kunde]
    B --> E[Öffentlich]

    C --> C1[Direkt, sachlich<br/>Details erlaubt]
    D --> D1[Professionell, diplomatisch<br/>Lösungsorientiert]
    E --> E1[PR-geprĂŒft, neutral<br/>Keine internen Details]

    C1 & D1 & E1 --> F[Review]
    F --> G[Versand]

    style A fill:#e3f2fd
    style F fill:#fff9c4
    style G fill:#c8e6c9

3 Meetings & Protokolle

Schwierigkeit: ⭐⭐ Mittel

Beispiel – Meeting-Agenda erstellen 

Erstelle eine strukturierte Meeting-Agenda:

## Meeting-Details
- Titel: Sprint-Review Q1 2026
- Dauer: 60 Minuten
- Teilnehmer: Produktteam (8 Personen), Product Owner, Stakeholder
- Ziel: Sprint-Ergebnisse prÀsentieren, Feedback einholen

## GewĂŒnschtes Format
| Zeit | Thema | Verantwortlich | Ziel |
|------|-------|---------------|------|

## Anforderungen
- Zeitpuffer fĂŒr Diskussion einplanen
- Jeder Agendapunkt mit klarem Ziel
- Max. 7 Agendapunkte
- Letzer Punkt: Action Items festhalten

Beispiel – Meeting-Protokoll aus Notizen 

Du bist ein erfahrener Projektassistent.

Erstelle ein professionelles Meeting-Protokoll aus den folgenden
Stichpunkten:

## Rohe Notizen
- Budget wurde genehmigt (150k)
- Maria ĂŒbernimmt Frontend-Lead
- Deadline Go-Live: 15. April
- Problem: API-Partner hat Verzögerung von 2 Wochen
- Workaround: Mock-API nutzen, paralleles Entwickeln
- NĂ€chstes Meeting: Montag 10 Uhr
- Peter klÀrt ServerkapazitÀten bis Freitag

## Format
### Protokoll – [Meeting-Titel]
**Datum:** [Datum]
**Teilnehmer:** [Liste]

#### BeschlĂŒsse
| # | Beschluss | Verantwortlich |

#### Offene Punkte / Risiken
| # | Thema | Status | Deadline |

#### Action Items
| # | Aufgabe | Verantwortlich | Bis wann |

#### NĂ€chstes Meeting
[Details]

4 Dokumente & PrÀsentationen

Schwierigkeit: ⭐⭐ Mittel

Beispiel – PrĂ€sentations-Gliederung erstellen 

Erstelle eine Gliederung fĂŒr eine PowerPoint-PrĂ€sentation:

## Kontext
- Thema: "KI-Strategie 2026 – Chancen und Roadmap"
- Publikum: GeschĂ€ftsfĂŒhrung und Abteilungsleiter
- Dauer: 20 Minuten (max. 15 Folien)
- Ziel: Budget-Freigabe fĂŒr KI-Pilotprojekte

## GewĂŒnschtes Format
FĂŒr jede Folie:
| Folie # | Titel | Kernaussage | Visuals | Sprechernotiz |
|---------|-------|-------------|---------|---------------|

## Anforderungen
- Executive-freundlich (wenig Text, klare Botschaften)
- Datenbasiert (KPIs, ROI-SchÀtzungen)
- Call-to-Action auf der letzten Folie
- Storytelling-Bogen: Problem → Lösung → Nutzen → NĂ€chste Schritte

Beispiel – Dokument umstrukturieren 

Du bist ein erfahrener Technischer Redakteur.

Strukturiere den folgenden Text in ein professionelles Dokument um:

[Text einfĂŒgen oder #file referenzieren]

## Anforderungen
- Klare Überschriften-Hierarchie (H1 → H2 → H3)
- Executive Summary am Anfang (max. 5 SĂ€tze)
- Wichtigste Punkte als nummerierte Liste
- Tabelle fĂŒr Vergleiche/GegenĂŒberstellungen
- Glossar fĂŒr Fachbegriffe am Ende

PrÀsentations-Storytelling 

flowchart LR
    A[Problem<br/>Folien 1-3] --> B[Lösung<br/>Folien 4-7]
    B --> C[Nutzen & ROI<br/>Folien 8-11]
    C --> D[Roadmap<br/>Folien 12-14]
    D --> E[Call to Action<br/>Folie 15]

    style A fill:#ffcdd2
    style B fill:#fff9c4
    style C fill:#c8e6c9
    style D fill:#e3f2fd
    style E fill:#f3e5f5

5 Office-Dateien in KI-freundliche Formate umwandeln

Schwierigkeit: ⭐⭐⭐ Schwer

LLMs können keine .docx, .xlsx oder .pptx direkt lesen. Hier die wichtigsten Konvertierungswege:

SchnellĂŒbersicht

Quelle Ziel Tool
Word (.docx) Markdown Pandoc
Excel (.xlsx) CSV Speichern unter → CSV oder Pandoc
PowerPoint (.pptx) Markdown Pandoc oder PDF-Export → Pandoc
PDF Text / Markdown Pandoc oder pdftotext

💡 Tipp: Alles funktioniert mit einem einzigen Tool – Pandoc (kostenlos, kein Python nötig). Viele KI-Tools (ChatGPT, Claude, Gemini) akzeptieren .pptx-Uploads auch direkt.

Word → Markdown (Pandoc)

Pandoc ist ein kostenloses Kommandozeilen-Tool (pandoc.org):

pandoc input.docx -t markdown -o output.md

Excel → CSV

Option 1 – Bordmittel in Excel:

  1. Datei öffnen → Datei → Speichern unter
  2. Format wÀhlen: CSV (Trennzeichen-getrennt)
  3. Speichern – fertig

Option 2 – Pandoc (auch ohne Excel installiert):

pandoc data.xlsx -t markdown -o data.md

💡 Pandoc kann .xlsx direkt lesen und als Markdown-Tabelle ausgeben.

PowerPoint → Markdown

Option 1 – Pandoc (empfohlen):

Pandoc kann .pptx-Dateien direkt lesen und den Folieninhalt als Markdown extrahieren:

pandoc presentation.pptx -t markdown -o presentation.md

Option 2 – PDF-Zwischenschritt (bessere Formatierung bei komplexen Folien):

In PowerPoint: Datei → Exportieren → PDF erstellen, dann:

pandoc presentation.pdf -t markdown -o presentation.md

Option 3 – Direkter Upload:

Viele KI-Tools akzeptieren .pptx-Dateien direkt:

  • ChatGPT (Plus/Team/Enterprise)
  • Claude (Pro)
  • Google Gemini

Einfach die Datei hochladen und prompten: „Fasse diese PrĂ€sentation zusammen.“

💡 Tipp fĂŒr große PrĂ€sentationen: Wenn das Ergebnis unvollstĂ€ndig ist, konvertiere zuerst ĂŒber den PDF-Weg – das liefert in der Regel die vollstĂ€ndigste Extraktion.

PDF → Text 

# Option 1: Pandoc
pandoc input.pdf -t markdown -o output.md

# Option 2: pdftotext (Teil von poppler-utils)
pdftotext input.pdf output.txt

💡 FĂŒr gescannte PDFs (Bilder): Zuerst OCR anwenden, z.B. mit dem kostenlosen Tool OCRmyPDF: ocrmypdf scan.pdf scan_ocr.pdf

QualitÀts-Checkliste nach Konvertierung

  • Überschriften korrekt ĂŒbernommen?
  • Tabellen lesbar formatiert?
  • Listen beibehalten?
  • Bilder als Beschreibung ergĂ€nzt?
  • Sonderzeichen korrekt?

Konvertierungs-Pipeline 

flowchart LR
    A[Office-Datei] --> B{Format?}
    B --> C[Word .docx]
    B --> D[Excel .xlsx]
    B --> E[PPT .pptx]
    B --> F[PDF]

    C --> G[Pandoc]
    D --> H[Speichern als CSV<br/>oder Pandoc]
    E --> I[Pandoc direkt<br/>oder PDF-Export]
    F --> J[Pandoc / pdftotext]

    G & H & I & J --> K[Markdown / CSV / Text]
    K --> L[KI-Ready]

    style A fill:#e3f2fd
    style K fill:#fff9c4
    style L fill:#c8e6c9

6 Agent: BĂŒroassistent & Helpdesk

Schwierigkeit: ⭐⭐⭐ Schwer

Was ist ein BĂŒro-Agent?

Ein BĂŒro-Agent kann selbststĂ€ndig wiederkehrende Aufgaben erledigen:

  • Fragen beantworten (FAQ)
  • E-Mails analysieren und priorisieren
  • Dokumente zusammenfassen
  • IT-Probleme vorqualifizieren

Beispiel – IT-Helpdesk-Agent (Copilot Studio) 

# Rolle
Du bist IT-Helper, der interne IT-Support-Assistent der Firma Contoso.

# FĂ€higkeiten
- Lösung hÀufiger IT-Probleme (Passwort-Reset, VPN, Drucker)
- Durchsuchen der internen Wissensdatenbank
- Erstellen von Support-Tickets
- FAQ beantworten

# Verhalten
- Antworte auf Deutsch
- Nutze eine freundliche, geduldige Sprache
- Frage nach, wenn das Problem unklar ist
- Gib Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitungen
- Nutze nummerierte Listen fĂŒr Anleitungen

# Grenzen
- Keine Änderungen an Produktionssystemen
- Kein Zugriff auf personenbezogene Daten
- Bei Hardware-Problemen: Weiterleitung an physischen Support

# Topics & Trigger-Phrases
| Thema | Trigger-Phrases |
|-------|----------------|
| Passwort-Reset | „Passwort vergessen", „kann mich nicht anmelden" |
| VPN | „VPN geht nicht", „Remote-Zugriff", „Homeoffice" |
| Drucker | „Drucker druckt nicht", „Papier-Stau" |
| Software | „Programm installieren", „Update nötig" |
| E-Mail | „Outlook geht nicht", „E-Mail nicht angekommen" |

# Eskalation
Wenn du das Problem nicht lösen kannst, erstelle ein Ticket mit:
- Problembeschreibung
- Bisherige Schritte
- Dringlichkeit (Niedrig/Mittel/Hoch)

# Ausgabeformat
## IT-Support

**Problem:** [Zusammenfassung]

### Lösung
1. [Schritt 1]
2. [Schritt 2]
3. [Schritt 3]

### Hat das geholfen?
- Ja → Schön, dass es geklappt hat!
- Nein → Ich erstelle ein Ticket fĂŒr unser IT-Team.

Agent-Toolchain: BĂŒro-Automatisierung 

flowchart TB
    A[E-Mail / Teams-Nachricht<br/>eingehend] --> B[Klassifizierungs-Agent]

    B --> C{Kategorie?}
    C --> D[IT-Problem]
    C --> E[Anfrage / Genehmigung]
    C --> F[Report-Anfrage]
    C --> G[Allgemeine Frage]

    D --> D1[IT-Helpdesk-Agent]
    E --> E1[Approval-Workflow<br/>Power Automate]
    F --> F1[Report-Agent<br/>→ SharePoint]
    G --> G1[FAQ-Agent<br/>→ Wissensdatenbank]

    D1 & E1 & F1 & G1 --> H[Antwort an<br/>Absender]

    style A fill:#e3f2fd
    style B fill:#fff3e0
    style H fill:#c8e6c9

Praxis: Power Automate + Copilot Studio 

[Teams-Nachricht "Ich brauche einen neuen Laptop"]
  → [Copilot Studio Agent] (erkennt: Hardware-Anfrage)
    → [Power Automate Flow]
      → [Formular in SharePoint erstellen]
      → [E-Mail an Vorgesetzten zur Genehmigung]
      → [BestĂ€tigung an Mitarbeiter via Teams]

7 Cheat-Sheet fĂŒr den BĂŒroalltag

Schnelle Prompt-Vorlagen

Aufgabe Prompt-Start
E-Mail verfassen „Verfasse eine professionelle E-Mail an [EmpfĂ€nger] zum Thema [Thema]."
Text zusammenfassen „Fasse den folgenden Text in [X] Bullet Points zusammen fĂŒr [Zielgruppe]."
Protokoll erstellen „Erstelle ein Meeting-Protokoll aus diesen Stichpunkten: [Notizen]"
Agenda schreiben „Erstelle eine Meeting-Agenda fĂŒr [Thema], [X] Minuten, [Y] Teilnehmer."
PrĂ€sentation planen „Erstelle eine Folien-Gliederung fĂŒr [Thema], max. [X] Folien."
Text umformulieren „Formuliere den folgenden Text [formeller/kĂŒrzer/freundlicher] um."
Übersetzung „Übersetze den folgenden Text ins [Sprache]. Ton: [professionell/informell]."
Checkliste erstellen „Erstelle eine Checkliste fĂŒr [Prozess/Aufgabe]."

Kontext-Checkliste – Nie vergessen!

  • Zielgruppe definiert? (Management, Kunde, Team)
  • Ton festgelegt? (formell, freundlich, sachlich)
  • Format vorgegeben? (Tabelle, Bullets, Fließtext)
  • LĂ€nge begrenzt? (Wörter, SĂ€tze, Seiten)
  • Sprache angegeben? (Deutsch, Englisch)
  • Kontext mitgegeben? (Unternehmen, Projekt, Situation)

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Erstellt von Justin Szczepaniak · GitHub-Projekt · LinkedIn

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